怎樣才能使一個PDF文件達到最好的印刷效果。最理想的辦法是用像InDesign或QuarkXPress這樣的專業設計軟件來創建原稿。但是有些設計師經常會把Microsoft Word當作排版軟件。這就像人們用樂芝餅干烘烤出“模擬”的蘋果派，并且希望它的味道與真正用蘋果做成的派一模一樣。Word并不是一個理想的圖形設計軟件，它只是一個文字處理軟件。任何一個把Word文檔當作輸出文件的人都知道，當文檔被打開的時候，其中的字體很容易丟失。

　　Microsoft Word軟件主要是根據目標輸出設備的分辨率和特點，從操作系統上獲取字庫，而不是從設備上直接獲取字庫。因此，當你用自己的桌面打印機創建Word文檔時，文件中的字體是根據這臺打印機的分辨率而設置的，一般都為600 dpi。如果你把輸出設備換成了另外一臺具有不同分辨率的打印機（例如2,400-dpi的CTP系統），或者是Adobe PDF/Distiller虛擬打印機，那么字體也會隨之發生改變。

　　設計師可以通過在自己的電腦上把Distiller/Adobe PDF設為默認打印機來解決這個問題。以后的每一個新的Word文檔都會設置為Distiller的字庫。當它生成PDF文件時，里面的文字也不會發生變化。你可能會想：“當我想要在自己的打印機上打印文件的時候，里面的文字也不會丟失嗎？”其實這并不是說，如果你在Adobe Acrobat 或 Reader里打開PDF文件，它就會從那里轉移到目標打印機上印刷。而是當文件運行的時候，　　Word 12能讓用戶在不通過任何一個打印機驅動器的情況下直接輸出PDF文件——這種功能能夠緩解人們當前所面對的一些難題。

　　一個PDF文件中應該包括哪些內容？

　　僅僅是使用恰當的設計軟件并不能保證你一定能生成完美的PDF印刷文件。因為任何一個能夠編寫PostScript語言或輸出PDF的軟件都可能制作出糟糕的PDF文件。

　　雖然印刷活件沒有統一的標準，但對于一個可以交付印刷的PDF文件來說，還是存在著很多共同點的。

　　使用到的所有字體都是嵌入的（可能是全部字庫，也可能是包含所使用字形的字庫子集）。
　使用到的所有位圖都具備足夠的印刷分辨率。
　　如果對圖像進行了壓縮，那么它的質量不能受影響，或者將起保存為高質量的JPEG格式。
　　圖形被編輯成矢量數據：在轉變為位圖時不會發生錯誤。
　　在正確的色彩空間（將在打印的色彩空間）內定義顏色。
　　校正頁面的外形尺寸并設置出血。
　　確定處理動態透明度對象的方式、時間和地點。
　　最后不要忘了字體！

　　由于字體必須要儲存在將要印刷文件的電腦里，因此多數輸出服務供應商都會要求設計師將字體與印刷文件一起發送過來。雖然每一種字體都有其特殊的交換規則（只有簽署了許可協議，我們才能安裝字體），但一般的協議都允許人們把文字與印刷文件一起發送出去，但是輸出服務供應商必須具備使用那種字體的資格。如果設計師使用的是一種比較特殊的字體，那么就會引起一定的問題。但是在PDF文件中就不會出現這樣的問題，沒有包括Adobe在內的很多字體設計公司都允許人們在印刷時嵌入和預覽這些字體，而且印刷廠也不需要具備印刷這些字體的資格。

　　既然這樣，為什么還會出現那么多與字體有關的問題？雖然大多數PDF創建方式都能嵌入字體，但人們還是很容易在最終的PDF文件中忽略掉一些字體。在這種情況下，你可以考慮Distiller，它是Adobe公司最著名的PDF創建工具。Distiller有很多成套的PDF設置參數（活件選項），但是也很容易創建或編輯新參數。從應用的角度來說，字體可以包含在PostScript中，而它是否被發送給Distiller主要取決于用于所選擇的印刷方式。在Windows系統中，當人們通過一個Adobe PostScript打印機驅動器創建PDF文件時，就能用五種方式中的一種來處理TrueType字體，但具體是哪一種方式，還是由客戶在“send fonts as”或“TrueType download”對話框中的選擇來決定。一個TrueType字體可以被轉換為Type 1字體，作為Type 42字體發送，轉換為輪廓圖或位圖等多種形式。如果Distiller不能通過PostScript文件活件，Distiller就會在字體缺失的情況下創建PDF文件，用戶可以在QuarkXPress的打印或PDF輸出設置選項中選擇字體插入，但是InDesign和Illustrator會在PDF輸出時將字體添加進入。

　　即便PDF創建工具可以嵌入字體，但OpenType 和TrueType等字體的嵌入還是會受到限制。雖然現在幾乎已經沒有幾個字體設計公司能夠提供這種字體了，但它們的局限性還是客觀存在的。有些軟件（例如：蘋果版的QuarkXpress 6.5 和 7）不允許用戶在版式設計中使用受限字體；有些軟件（例如InDesign CS）會警告用戶說這種字體不能嵌入PDF文件；還有些軟件不會在人們使用這種字體時給出任何警告。

　　使用Adobe Acrobat或Reader中的“Document Properties”選項能讓用戶確定一種字體能否被嵌入到PDF文件中。如果一種字體屬于“完全嵌入”字體，那么它所包含的所有字形就成為了PDF文件中的一部分；如果它屬于“嵌入子集”字體，那么只有文檔中用到的字形才能被包含在PDF文件中；如果字體不能被嵌入，那么人們可以用兩種方法來進行字體的預覽和印刷。Acrobat或Reader可以用程序內自帶的Adobe Multiple Master字體模擬缺失的字體，這種模擬字體雖然很難與原來的字體相匹配，但至少能讓人們看到文件里的內容。如果本地計算機里有調用字體，那它們就可以用來進行預覽和印刷。但是，如果PDF文件不是直接從Acrobat里印刷，那這種辦法就沒有用了。在這種情況下，人們可以用touch-up text工具或第三方軟件將本地字體嵌入PDF文件。