進行色彩管理，基本須要三個步驟。這三個步驟簡稱為“3C”，即“Calibration”、“Characterisation”及“Conversion”。見圖一，第一步是calibration,意思是“校準儀器”；第二步是characterisation，即是“確立特性”；最后是conversion，代表“轉換色彩空間”。無論你選擇任何發展商的色彩管理系統，都必須順序地經過此三個步驟。

色彩管理第一步--校準(Calibration)

校準指調校儀器達到標準。所有儀器必須校準后才可使用，確保儀器的表現正常；例如一個秤或電子秤，如果秤上沒有東西而顯示不是零，又或秤一磅的東西但顯示不是一磅，這個儀器便不能提供正確的答案，它須要修理或調校。又例如一個反射密度儀，它可量度四色印刷品上各油墨之密度，顯示CMYK各油墨之相對密度，通常每個反射密度儀都會有一張貼切身制造的CMYK密度校準卡，卡上之四色已印上其標準密度。如果反射密度儀讀取卡上之四色而顯示與卡上之數字不同，那么表示這個儀器須要校準，現今的密度儀都有一個功能按鈕讓用戶校準答案。

色彩管理第二步--特征化(characterisation)

特性指每個色彩輸入(colour input device)或色彩輸出儀器(colour output device)，甚至彩色物料（例如油墨、顯示屏幕之染色化學磷等），都有一定的色彩范圍(colour gamut)或色彩表現能力。這步驟的目的是確立儀器或物料之色彩表現范圍，并以數學方式記錄其特性(character)，以便進行色彩轉換之用。圖三以CIE xyY方式表示某儀器及物料之色彩范圍；圖中比較下，人眼的色彩范圍最廣，而印刷品之色彩范圍最小。

色彩管理第三步--轉換(conversion)

轉換指儀器與儀器或儀器與物料或物料與物料之間的色彩轉換。每個儀器或物料的色彩范圍都各有不同，例如彩色顯示屏是RGB色彩，而彩色印刷是CMYK色彩（不計算六色印刷或專色）；而且不同牌子（甚至相同牌子）的彩色顯示屏的色彩范圍未必一樣，同樣地不同制造商的四色油墨的色彩范圍亦可能不相同。色彩管理中的色彩轉換不是提供百分百相同之色彩，而是發揮儀器或物料所能提供最理想之色彩，同時讓使用者預知結果。例如軟式打稿(soft proofing)，是利用彩色顯示屏（RGB色彩）模擬四色印刷（CMYK色彩）之色彩。色彩管理系統亦可透過顯示屏提供預視（模擬）四色印刷或六色打稿之色彩；無論顯示屏之色域是否很廣闊，并不影響儀器間之色彩轉換，最多只不過是影響在顯示器預視色彩之真實性。