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中小企業 你學會OA了嗎?

2009-08-06 16:04 來源:企業平臺 責編:喻小嘜

摘要:
根據賽迪發布的《中小企業信息化發展報告》,48%的中小企業選擇使用OA,位居各類業務應用系統的第二位,甚至高于進銷存管理。專家對此的評價是中國企業普遍存在著迅速規范管理、提高效率的需求,因為產品存在著被快速復制的風險,惟有優化的流程才是企業在競爭中獲勝的生存之道。

  【我要印】OA,Office Automation,中文為辦公自動化系統,應用于企業的流程管理、計劃控制和知識共享,是企業強化內部管理、提升工作效率的重要信息化工具。根據賽迪發布的《中小企業信息化發展報告》,48%的中小企業選擇使用OA,位居各類業務應用系統的第二位,甚至高于進銷存管理。專家對此的評價是中國企業普遍存在著迅速規范管理、提高效率的需求,因為產品存在著被快速復制的風險,惟有優化的流程才是企業在競爭中獲勝的生存之道。但是,專家也發現雖然上馬OA系統的企業眾多,但能夠發揮出OA全部功效的卻少之又少,這究竟是怎么回事呢?

  案例一:十項全能,還是單項冠軍?

  A電子儀器公司是家典型的生產制作型企業,今年的目標是精細管理,為此IT信息中心的總監白先生,策劃并實施了公司的OA項目,加載的模塊包括公文流轉、人事計劃、協作辦公、資產管理、費用報銷和視頻會議等。白先生為了這個項目夜以繼日的工作了三個月,總算在2007年年中完工上線。豈料到項目上馬后,白先生變得更忙了。成天日,各個部門的求救電話絡繹不絕,系統就像個百病纏生的病人,這個問題剛解決,那個問題又出現。不得已,A公司只得暫停了這套系統的使用,白先生半年的心血算是白白浪費。

  點評:A公司似乎認為OA功能越全面強大,越有利于企業,越能達到精細管理的目標。但實際上,在公司內部環境尚未適應OA化管理時,這樣做不僅無法規范企業管理,還有可能使公司管理陷入混亂。其實,OA的核心功能是公文流轉,一方面在挑選OA系統時應著重測試這一功能;另一方面,在使用時應率先啟用這一模塊而不要盲目地上馬所有模塊。目前市面上公文流轉功能較為強大的OA系統有35互聯的35OA、泛微協同辦公等。

  案例二:IT經理的職業危機

  作為國際知名化妝品牌歐萊雅的供貨商,H化工進出口公司的競爭力就在于其嚴密的成本控制體系。上半年,公司IT部門申請安裝了一套OA軟件,誰知該系統上馬后,各業務部門紛紛抱怨系統存在漏洞,問題百出,影響業務操作。結果不僅這套花費十幾萬的OA系統被束之高閣,而且審計部還要求對采購環節進行調查,可憐的IT部經理被推到了風口浪尖。

  點評:購買軟件版OA需要一次性付清全款,對企業的現金流壓力較大,而且一旦部署失敗,這筆投資就成為沉沒成本。H公司就屬于這種情況。其實現在有不少公司提供租用模式的OA產品,例如35互聯、Xtools等。采用租用模式不僅解決了資金和風險問題,而且可以按需購買功能模塊和增刪用戶數,符合中小企業快速變化的特點。因此,專家建議,中小企業大多處于發展期,應盡量采用租用模式的OA,以降低成本、提高靈活度。另外,在購買之前可以適當進行試用,不要僅聽銷售人員的一面之詞。

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